A estruturação de processos administrativos numa pequena empresa: relatório de estágio com enfoque na reorganização administrativa

Abstract

O presente relatório de estágio foi elaborado no âmbito do Mestrado em Gestão e teve como principal objetivo a estruturação e reorganização dos processos administrativos de uma pequena empresa do setor da manutenção e remodelação a Letra Refrescante, Lda. A pertinência deste trabalho assenta na necessidade crescente das pequenas empresas adotarem práticas de gestão administrativa mais eficientes e digitalizadas, de modo a otimizar recursos, reduzir erros contabilísticos e melhorar a comunicação interna. A investigação teve como unidade de análise a própria empresa, e o estágio foi desenvolvido por meio de uma abordagem qualitativa e descritiva. O enquadramento teórico baseou-se em autores das áreas de contabilidade e de gestão de recursos humanos, abordando temas como a importância da organização administrativa, o processo de integração de novos colaboradores (onboarding) e a aplicação de ferramentas digitais na gestão. Foram utilizados diversos instrumentos e softwares de apoio à gestão, nomeadamente o TOConline, o PicaPonto, o Google Drive e as folhas de cálculo do Excel, permitindo a digitalização documental, o controlo de assiduidade, a organização financeira e o acompanhamento das atividades operacionais. Os resultados obtidos evidenciam uma melhoria significativa na eficiência administrativa da empresa, através da centralização da informação, da padronização de procedimentos e da otimização dos processos de comunicação e de controlo interno. O estágio permitiu, ainda, o desenvolvimento de competências técnicas e de gestão, reforçando a importância da aplicação prática dos conhecimentos adquiridos ao longo do curso. Conclui-se que a implementação de práticas administrativas estruturadas contribui decisivamente para o aumento da produtividade e da eficiência das pequenas empresas.

This internship report was developed as part of the Master’s Degree in Management and aimed to structure and reorganise the administrative processes of a small company operating in the maintenance and renovation sector Letra Refrescante, Lda. The relevance of this project lies in the growing need for small enterprises to adopt more efficient, digitalised administrative management practices to optimise resources, reduce accounting errors, and improve internal communication. The study focused on the company itself as the unit of analysis and employed a qualitative, descriptive methodological approach. The theoretical framework was based on authors from the fields of accounting and human resource management, addressing topics such as administrative organisation, employee integration (onboarding), and the use of digital tools in management. Various management instruments and software were used, namely TOConline, PicaPonto, Google Drive, and Excel spreadsheets, which enabled document digitalisation, attendance control, financial organisation, and operational monitoring. The results demonstrated a significant improvement in the company’s administrative efficiency through information centralisation, process standardisation, and optimisation of communication and control procedures. The internship also provided valuable opportunities to develop technical and managerial skills, reinforcing the importance of applying academic knowledge in real-world business contexts. It is concluded that implementing structured administrative practices decisively contributes to the productivity and sustainability of small enterprises.